Die Entscheider in Ihrem Unternehmen, also Ihr Management und Ihre Information Worker, treffen die laufenden Entscheidungen auf Basis der verfügbaren internen wie externen Informationen. Die Aufgabe Ihres Reportingsystems ist es, die zuverlässige Datenbasis für diese Entscheidungen bereit zu stellen, Ihren spezifischen Managementprozess (IST-Steuerung, PLAN-IST-Steuerung, u.vm.) durch Kommentare nachvollziehbar zu machen und natürlich Ihre Entscheider zu Maßnahmen anzuregen.
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Dashboards sind hochverdichtete Berichte, die die umfassende Einschätzung durch den verantwortlichen Manager mit nur wenigen Blicken gewährleisten. Kennzahlen, häufig gegliedert in Ergebnis- und Vorlaufindikatoren, werden übersichtlich in ihrer IST-Entwicklung und den PLAN-Abweichungen managementgerecht dargestellt. Das vermutlich leistungsfähigste Dashbaording-Instrument am BI Markt ist Excel 2010, mit weniger Formelarbeit werden auch in Cubeware Cockpit V6pro und Reporting Services ebenfalls gute Ergebnisse erzielt.
Standardberichte sind die am weitesten verbreiteten Berichte und werden vom Monatsreporting bis hin zum operativen Kostenstellen- und Vertriebsreporting eingesetzt. In der Regel listenförmig, von Zeit zu Zeit mit grafischen Elementen angereichert werden IST-, PLAN und/oder Vorjahres-Daten kommuniziert. Das Standardberichtswesen wird hervorragend durch Cubeware Cockpit V6pro und/oder Reporting Services abgebildet, Excel 2010 ist bei geringer Anzahl von Standardberichten ebenfalls gut geeignet.
Analysen, auch adhoc Berichte genannt, werden grundsätzlich für aktuell auftretende Fragestellungen der Entscheider für den konkreten Bedarf hin erstellt. Natürlich werden für wiederkehrende Aufgaben Analyseberichte erstellt, durch Variieren der Analyseparameter werden dann mit wenig Aufwand die laufend benötigten Informationen erzeugt. Das am weitesten verbreitete und in vielen Fällen passendste Analyseinstrument ist Excel 2010. Mit Cubeware Cockpit V6pro werden unter anderem sehr leistungsfähige ABC-Analysen erstellt, in Reporting Services ist die Analysefunktion auf das Variieren der Auswahlparameter fokussiert.
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Online-Reports sind die Dashboards, Standardberichte und Analysen in ihrer interaktiven Form, also mit aktiver Verbindung zur Datenquelle und durch den Benutzer schaltbar und drillbar. Also beispielsweise ein Kostenstellenbericht der durch alle Kostenstellen und alle Perioden durch den Benutzer geschalten werden kann.
Offline-Reports sind die selben Berichte in ihrer archivierten Form, also zumeist im PDF und Excel-Format. Der weitaus größte Teil der Entscheider wird in der Regel über Offline-Reports informiert, neben der Unveränderlichkeit der Daten ist die Archivierbarkeit und Weiterleitungsmöglichkeit wohl ausschlaggebend für die absolute Dominanz dieser Berichtsform in der Reportingpraxis.
Webportale, wir sprechen dabei von SharePoint 2010, bieten die hervorragende Möglichkeit neben der Bereitstellung der Online-Reports auch die Archivierungs- und Verteilungsfunktion für die Offline-Reports unter der selben Oberfläche zu gewährleisten. Damit können hervorragend e-mail- oder papier-basierte Workflows auf eine neue produktivere Ebene gehoben werden.
E-Mail-Verteilung erfolgt automatisch aus (datengetriebenen) Abonnements der Online-Berichte.
Papier-Verteilung kann für das Managementsystem eines Unternehmens durchaus der passendste Prozess sein, auch wenn dies technisch nicht sehr progressiv aussieht und aufgrund des personellen Einsatzes auch teuer ist. Der Druckprozess muss zumindest so weit als möglich automatisiert werden.
