MS SharePoint 2010 Foundation ist das kostenlose Instrument für die Realisierung von einfachen Berichts- und Planungsportalen für Ihr Management und Information Worker in den Bereichen Finanzen, Controlling, Vertrieb, Produktion, Einkauf, IT und vieles mehr. SharePoint 2010 dient dabei als moderne browserbasierte und sichere Bereitstellungsoberfläche für Planungsdateien im Excel-Format, für Berichtsdateien im PDF- oder Excel-Format sowie für die interaktiven Reporting Services und Cubeware Cockpit V6Pro Berichte.
Document Libraries, Listen, Surveys und Discussions sind die einfachsten und gleichzeitig wichtigsten BI Instrumente in der kostenlosen SharePoint 2010 Foundation. Interaktive Berichtsportale werden mit dem Reporting Services Add-In realisiert, die Definition von Berichtsabonnements und Datenfeeds nach dem Self-Service-BI Prinzip ist sehr intuitiv gelöst.
Die Oberfläche von SharePoint 2010 ist in der schon aus Office 2010 gewohnten Office-Fluent Oberfläche sehr intuitiv gestaltet. Hervorragend auch die Möglichkeit, sämtliche Inhalte mit einem Knopfdruck in das lokale Outlook einzubinden und so offline alle relevante Berichts- und Planungsdateien verfügbar zu haben.
Die Umsetzung mit einfachsten Mitteln bringt in vielen Fällen bereits einen großen Fortschritt in der e-mail-freien und papier-reduzierten Verteilung von Berichten und Planungsmappen im Unternehmen.
Links vom Begrüssungsschirm sehen Sie die wichtigste Komponente, die beiden Document Libraries IDES Berichtsportal und IDES Planungsportal. Document Libraries ermöglichen auf einfache Weise ein vollständig webbasiertes Dateimanagement mit integriertem Berechtigungs- und Versionsmanagement.
Surveys zu aktuellen Themen bringen ebenso wie die Discussions zwischen allen Usern Web 2.0 Interaktivität in Ihr Management Portal. Listen können sehr einfach beispielsweise als News-Listen verwendet werden, natürlich lassen sich diese auch für anspruchsvollere Anwendungen wie etwa der dezentralen Stammdatensammlung einsetzen.
In der Document Library IDES Berichtsportal erfolgt die (automatisierte) Ablage der täglichen, wöchentlichen, monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Reports im unveränderlichen PDF-Format als Single-Point-of-Truth für Ihre letztgültigen Berichtsdateien.
Die Berichtsdateien können dabei aus den unterschiedlichsten BI Systemen (Excel 2010, Reporting Services, Cubeware Cockpit, SAP BW, uvm.) stammen, im SharePoint 2010 Portal werden alle Berichte einheitlich für das Management Ihres Unternehmens bereitgestellt und verteilt.
Berichte können in allen gängigen Formaten abgelegt werden: PDF, XPS, Excel, PowerPoint, Word, Videodateien und vieles mehr.
Fallbeispiel in der Abbildung links: die Ablage des Monatsreports auf Konzern-Ebene erfolgt direkt im Hauptordner 01. GROUP Reporting!, die Ablage der Monatsreports auf Tochtergesellschafts-Ebene erfolgt nach dem selben Schema im jeweiligen Unterordner. Jede Berichtsdatei wird nach dem Schema "Gesellschaft + Berichtsperiode" benannt sodaß im Laufe eines Jahres alle 12 Berichtsdateien im Portal angesammelt werden.
Durch Klick beispielsweise auf den Link IDES GROUP Dashboard 2010-09 wird das entsprechende PDF-Dokument direkt im Browser geöffnet.
Reporting Services Berichte werden über das kostenlose Add-In ebenfalls als Einträge in einer Document Library des SharePoint Portals den berechtigten Benutzern bereitgestellt.
Der Information Workerkann sich den Bericht ausdrucken, als PDF- oder Excel-Datei exportieren, als Mail-/Verzeichnisexport abonnieren oder als Datenfeed nach PowerPivot einbinden. Der Administrator hingegen ist in der Lage sogenannte datengetriebene Abonnements einzurichten, etwa um alle aktuell gültigen Kostenstellenberichte an die hinterlegten Verantwortlichen servergesteuert auszusenden.
Je nach Ausgestaltung des Berichts kann der Endbenutzer flexibel die
Die Umsetzung eines einfachen aber effizienten Planungsprozesses erfolgt durch (automatisierte) Ablage der einzelnen Excel-Planungsdateien in der SharePoint 2010 Planungs-Library als Single-Point-of-Truth für die aktuell gültigen Planungsdateien.
Fallbeispiel in der Abbildung links: in den durch den Power User frei gestaltbaren Ordner-Strukturen des Planungsordners navigiert der Planungsverantwortliche Hertwig Frank zu seinem Planungsordner (=der einzige für ihn berechtigte Ordner) und sieht dass je eine Planungsdatei für die vier von ihm verantworteten Kostenstellen bereit steht ...
... beim Anklicken des Links wird die Planungsdatei im lokalen Excel geöffnet und sieht für den Planenden auch wie eine "ganz normale Excel Datei" aus, lediglich beim Speichern der Datei wird der Upload der Änderungen auf den SharePoint 2010 Server erkennbar. Mit der Check-Out Funktion von SharePoint können die Planungsdateien dauerhaft ausgecheckt werden und auf dem lokalen Rechner in Ruhe bearbeitet werden. Nach Fertigstellung der Planung wird im Excel 2010 der Check-In Button gedrückt und fertig ist der Upload.
Mehrmals täglich wird der Planungsstand der dezentralen Excel-Dateien in das Datawarehouse (mittels Verzeichnisimport) geladen um entsprechende Auswertungen und Zwischenberichte erstellen zu können.
Nach Fertigstellung der Planung werden die Dateien vom zentralen Controlling für die weitere Bearbeitung gesperrt und der finale Planungsstand wird in das Datawarehouse für das abschliessende Berichtswesen der Planungsrunde geladen.
Web 2.0 Komponenten wie Surveys und Discussions machen das Portal zu einem interaktiven Instrument zur ständigen Verbesserung und zur Dokumentation von dezentralem Know-How auf spielerische Weise.
Surveys sind ein sehr einfach zu konfigurierendes Instrument zur Durchführung von Umfragen - beispielsweise zur Zufriedenheit mit dem Portal selbst oder dem aktuellen Planungsprozess. Hier können durch geschickte Fragestelllungen wertvolle Erkenntnisse "von der Front" gewonnen werden!
Discussions sind Foren für den freien Ideenaustausch zwischen den Portalusern - hier kommen nützliche Tipps & Tricks aber auch verblüffend wertvolle Ideen zur praktischen Durchführung etwa des Planungsprozesses zu Tage!
Automatische Alerts - etwa bei Änderung eines Berichts - werden nach dem Self-Service Prinzip von den Portalusern selbst nach Interessenslage definiert.
Nutzen Sie als Power User Instrumente wie den Excel 2010 Variator um aus Ihren Excel 2010 Berichts- und Planungs-Master stammdatengetrieben und anlassbezogen sämtliche Variantendateien (im PDF- oder Excel-Format) für das SharePoint Portal automatisch zu erzeugen. Übrigens: dank neuer Excel 2010 PDF-Funktion ist die Erzeugung von PDF-Dateien erstmals ohne Zusatztools möglich!
Nutzen Sie als Power User oder Administrator Instrumente wie die Reporting Services Abonnements um aus Ihren interaktiven Reporting Services Berichten stammdatengetrieben und zeitgesteuert täglich, wöchentlich und monatlich sämtliche Variantendateien (im PDF- oder Excel-Format) für das SharePoint Portal automatisch zu erzeugen. Die Erzeugung erfolgt serverseitig und damit unabhängig von der Verfügbarkeit einzelner Client-Rechner.
Hervorragend ist die Möglichkeit, beispielsweise die Document Libraries für die Berichts- und Planungsdateien aus dem SharePoint 2010 mit einem Knopfdruck in das lokale Outlook einzubinden und so auch immer offline alle relevanten Berichts- und Planungsdateien dabei zu haben. Offline bearbeitete Planungsdateien werden bei der nächsten Netzwerkverbindung automatisch in die SharePoint Document Library hochgeladen.
